Das Problem

Jede*r Beschäftigte einer Schule muss eine Vielzahl an Vorgaben, Abläufen und Rechtsvorschriften beachten. Der Zugriff darauf ist häufig schwierig, da die Dokumente an verschiedenen Orten digital, ältere ggf. noch in Papierform, zugänglich sind.
Zudem existieren häufig verschiedene Dokumentstrukturen und Zugriffsrechte nebeneinander. Aktualität und Überblick gehen verloren.

Unser Lösungsweg
Wir unterstützen Sie bei:

• der Entwicklung/ Aktualisierung von Aktenplänen für das pädagogische Netz / das Verwaltungsnetz unter Berücksichtigung des Datenschutzes,
• der Zusammenführung aller Dokumente aus unterschiedlichen Quellen in eine zentrale elektronische Akte (eAkte),
• der Entwicklung eines FAQ-Bereiches, der eine intuitive und schnelle Suche nach Informationen ermöglicht,
• der Einbindung eines Chatbots zur weiteren Optimierung.

Wir analysieren gemeinsam

• die vorhandenen Strukturen der Dokumentenverwaltung,
• die Zuständigkeiten für die Dokumentpflege,
• die vorhandenen Medien (APPs, Dokumente, Datenbanken, …),
• die Zugriffsmöglichkeiten für Mitarbeitende.

Die Ziele

• Eine schulweit einheitliche digitale Aktenstruktur (eAkte/ Hybridakte) für das Systemwissen der Schule,
• die Anforderungen an prozessorientiertes Arbeiten in mehreren Themenfeldern mitdenkt,
• Entwicklung/ Ergänzung einer Datenbank mit rechtssicheren Prozessbeschreibungen,
• Aufbau eines FAQ-Bereiches, der über direkte Verlinkungen Zugriff auf relevante Dokumente (Prozessbeschreibungen, Vordrucke, Checklisten etc.) in eAkten (iServ, Teams, OwnCloud, …) bietet, ggf. ergänzt durch einen Chatbot,
• Nutzung bereits vorhandener Software – ggf. mit Einbindung erprobter FAQ-Freeware.

Ihre Mehrwerte

✅  Zentrale Bündelung aller Dokumente und Daten an einem Ort (Datensicherheit),
✅  Strukturierte Ablage für eine effiziente Organisation,
✅  Klare Zuständigkeiten für die Dokumentenpflege,
✅  Einfache Handhabung – keine Einarbeitung in neue Software erforderlich,
✅  Schneller, intuitiver Zugriff auf Informationen und Prozessbeschreibungen,
✅  und damit
        - Unterstützung rechtssicheren Handelns,
        - Erleichterte Delegation von Aufgaben ,
        - Mehr Handlungssicherheit und Selbstständigkeit für Mitarbeitende,
✅  Leichtere Vertretungsregelungen durch transparente Abläufe,
✅  Optimale Grundlage für prozessorientiertes Arbeiten über verschiedene Themenfelder hinweg,
✅  Reduzierung der E-Mail-Flut durch geringeren Fragebedarf,
✅  Verzicht auf ein kostenintensives Dokument-Management-Systeme (DMS),
✅  Kostengünstige Lösung mit hohem Praxisnutzen.

Die schulinterne Umsetzung kann im Rahmen einer maßgeschneiderten Fortbildung erfolgen. Dabei begleiten wir die Schulleitung und beauftragte Kolleg*innen gezielt bei Planung und Umsetzung der Optimierungsprozesse. Unsere Fortbildungen werden individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt.

Zu den Fortbildungsbausteinen

OpInKo unterstützt Schulen gezielt bei der Optimierung ihrer Informations- und Kommunikationsprozesse.
Die Beratungen und Fortbildungen werden von Fred Nierhauve durchgeführt. Mit über 20 Jahren Leitungserfahrung an drei Berufskollegs – jeweils mit mehr als 2.000 Schüler*innen und bis zu zehn Berufsfeldern – verfügt er über umfassende Systemkenntnisse in Verwaltung, Organisation sowie Didaktik und Methodik.
Unsere Fortbildungen sind vom Ministerium für Schule und Bildung NRW akkreditiert.  
Nutzen Sie diese Ressource für die Weiterentwicklung ihrer Schule!