Fortbildungsbausteine
Bei einem Präsenztermin können wir Ihnen die intuitive Dokumentensuche – inklusive FAQ-Unterstützung – anhand einer Musterschule praxisnah demonstrieren.
Nutzen Sie gerne unsere kostenfreie Erstberatung vor Ort!
An Schulen kommen zahlreiche Medien und Kanäle zur Information und Kommunikation zum Einsatz. Dabei stellt sich die Frage:
Wer muss wann, wie und über welche Inhalte informiert werden?
Und welche Potenziale können durch eine abgestimmte Nutzung und Verknüpfung der verschiedenen Kommunikationsmedien freigesetzt werden?
Kommunikationsmanagements
• Verbesserung des Informationsflusses innerhalb der Schule
• Schaffung von Klarheit hinsichtlich der Nutzung und Verbindlichkeit von Informations- und Kommunikationsmedien
• Reduzierung der Anzahl unnötiger E-Mails
• Effizientere und transparentere Kommunikationsstrukturen
Inhalte:
• Definition der Zielgruppen und Kommunikationswege
• Übersicht über verwendete Apps, Plattformen und Zuständigkeiten
• Analyse bestehender Kommunikationsstrukturen und Ermittlung von Optimierungsmöglichkeiten
• Entwicklung möglicher Umsetzungsmaßnahmen
• Dokumentation verbindlicher Kommunikationsregeln und Abläufe
Zielgruppe:
Schulleitungen und QM-Teams, Digitalisierungsbeauftragte, ...
Nutzen Sie jetzt die Gelegenheit, Ihr Gesamtsystem in den Blick zu nehmen!
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Eine schulinterne FAQ ermöglicht Mitarbeitenden einen schnellen und intuitiven Zugriff auf relevantes Wissen sowie wichtige Dokumente aus Verwaltung und pädagogischer Arbeit.
Dazu gehören unter anderem: häufige Alltagsfragen, didaktische Konzepte, Prozessbeschreibungen und Checklisten, Formulare und Vorlagen, Hinweise und Links zu schulischen Apps und digitalen Angeboten.
Der Zugriff auf die FAQ-Datenbank erfolgt komfortabel über einen Chatbot oder eine App.
Gerade im prozessorientierten Arbeiten erleichtert eine FAQ den Zugang zu elektronischen Akten und Informationen aus unterschiedlichen Bereichen der Schule. In ihrer Gesamtfunktion übernimmt sie damit wesentliche Aufgaben eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) – ohne zusätzliche komplexe Softwarelösungen.
Zugleich entlastet eine zentrale FAQ die Schulleitung und Funktionsträger deutlich: Wiederkehrende Fragen müssen nicht mehr individuell beantwortet werden, Informationen stehen jederzeit strukturiert zur Verfügung.
Ziele:
• Aufbau einer nachhaltigen Wissensplattform für Mitarbeitende
• Schneller Zugriff auf aktuelle organisatorische und pädagogische Informationen
• Entlastung von Leitungskräften und Funktionsträgern
• Unterstützung prozessorientierten Arbeitens, insbesondere bei Querschnittsaufgaben
• Reduzierung umfangreicher Informations- und Rundmails
• Sicherung und transparente Bereitstellung schulischen Wissens
Inhalte:
• Analyse typischer wiederkehrender Fragestellungen an Schulleitung und Funktionsträger
• Optional: Einbindung des Kollegiums in die Themensammlung
• Entwicklung einer strukturierten FAQ-Datenbank
• Aufbau intuitiver Kategorien und Suchstrukturen
• Nutzung eines vorhandenen Tools, einer erprobten Freeware-Lösung oder
• Anpassung eines Promps für den schulischen Chatbot
• Integration vorhandener Prozessbeschreibungen, Checklisten und Dokumente
• Verknüpfung mit bestehenden schulischen Plattformen und Ablagestrukturen
Besonderer Mehrwert:
Auf Wunsch kann auf bis zu 250 erprobte, rechtssichere FAQs aus schulischen Themenfeldern zurückgegriffen werden.
Verfügbare Themenfelder
(Beispiel, verkürzte Ergebnisliste)
(Beispiel, verkürzte Ergebnisliste)
Beispiel-FAQ: Planung einer Schulfahrt
Weitere Anwendungen:
FAQs für Schüler*innen, Erziehungsberechtigte, Betriebe.
• Regeln bei Erkrankung, Beurlaubung, ...
• Rahmen und Ablauf von Abschlussprüfungen
• Erfüllung der Schulpflicht
• ...
Zielgruppe:
Lehrkräfte, schulische Teams, SchulVA, Digitalisierungsbeauftragte
Starten Sie mit einer FAQ-Werkstatt für Ihren Bereich!
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Prozessbeschreibungen und Checklisten unterstützen Lehrkräfte dabei, schulische Aufgaben sicher, effizient und nachvollziehbar umzusetzen – insbesondere bei Tätigkeiten, die nicht regelmäßig anfallen. Dazu gehören beispielsweise das Verhalten in Notfallsituationen, die Umsetzung von Nachteilsausgleichen, Abläufe rund um Leistungsbewertung und Zeugniskonferenzen, die Planung und Durchführung von Klassen- und Schulfahrten oder die Aufnahme neuer Schüler*innen.
Auch wenn viele Abläufe erfahrenen Lehrkräften vertraut erscheinen, enthalten zahlreiche Prozesse schulrechtliche, organisatorische oder schulinterne Vorgaben, die verbindlich berücksichtigt werden müssen. Klare Prozessbeschreibungen schaffen hier Orientierung, reduzieren Unsicherheiten und sorgen für ein einheitliches Vorgehen im Kollegium.
Ziele:
• Erhöhung der Handlungssicherheit im schulischen Alltag
• Vermeidung schulrechtlicher und organisatorischer Fehler
• Entlastung und Unterstützung der Lehrkräfte bei komplexen Abläufen
• Förderung selbstständigen und einheitlichen Handelns
• Erleichterung der Einarbeitung bei neuen Aufgaben oder Vertretungen
Inhalte:
• Systematische Analyse und Strukturierung schulischer Prozesse
• Erstellung praxistauglicher Prozessbeschreibungen und Checklisten
• Entwicklung von Standards für verständliche und übersichtliche Dokumentationen
• Gestaltung schneller und intuitiver Zugriffswege für Mitarbeitende
• Nutzung und Anpassung bestehender Vorlagen (z. B. PDF-Dokumente, FAQ-Formate)
Die Fortbildung verbindet organisatorische Klarheit mit praktischer Umsetzbarkeit und unterstützt Schulen dabei, Wissen nachhaltig zu sichern und Arbeitsabläufe transparent zu gestalten.
Sie richtet sich an Lehrkräfte, schulische Teams, SchulVA, Digitalisierungsbeauftragte.
Prüfen Sie jetzt, ob alle wichtigen Prozesse eindeutig beschrieben sind und für alle Mitarbeitenden leicht erreichbar!
Wir unterstützen Sie mit unserer langjährigen Erfahrung und haben diverse Vorlagen im Gepäck!
Pädagogische Netze dienen der Bereitstellung und dem Austausch von Informationen und Materialien insbesondere für Lehrkräfte.
Häufig erfolgte der Start eines solchen Netzes ohne eine festgelegte Struktur. Lehrkräfte stellten Dokumente nach „ihrem" Ordnungssystem ein. So entstehen mit der Zeit parallel unterschiedliche Ordnungssysteme, identische Dokumente findet man an verschiedenen Orten, es gibt keine übergeordnete Systematik. Der Überblick geht verloren!
Ziele: Aufbau eines strukturierten Netzes, eindeutige Zuständigkeiten für die Datenpflege, gute Orientierung bei der Dokumentablage, zielgerichteter Zugriff auf das Systemwissen der Schule, z.B. für Projektanträge.
Inhalte: Vorteile eines Aktenplanes, Grundlagen für eine Strukturierung, Bereitstellung eines Analyse- und Pflegetools, Analyse des Datenbestandes, Entwicklung einer Grundstruktur für das pädagogische Netz (Aktenplan) und Implementierung, Zuständigkeiten für die Datenpflege.
Die Fortbildung richtet sich an Lehrkräfte, schulische Teams, SchulVA, Digitalisierungsbeauftragte.
Wir unterstützen Sie mit unserer langjährigen Erfahrung und haben ein Analysetool für Aktenpläne im Gepäck!
Aktuell erfolgt der überwiegende Teil der schriftlichen Kommunikation mit der Schulverwaltung auf digitalem Weg. Vorteil: Digitale Dokumente erleichtern die Weiterleitung und Bearbeitung!
In der Praxis ergeben sich dabei häufig folgende Fragen: Wo werden die digitalen Dokumente oder Mails abgelegt? Was mache ich mit verpflichtend abzulegenden Papierdokumenten? Wie finde ich ein Dokument, z.B. bei Urlaub oder Krankheit von Mitarbeitenden? Wer hat Zugriff auf die Dokumente? Wer digitalisiert die eingehende Briefpost? Wie steht es um die Datensicherheit? …
Ziele: Klarheit bei der Ablage von Dokumenten und Zuständigkeiten für die Pflege, Entwicklung/ Anpassung des Aktenplans für das Verwaltungsnetz, zielgerichteter Zugriff für alle berechtigten Mitarbeitenden (im Vertretungsfall, bei besonderen Aufgaben, …).
Inhalte: Vorteile eines Aktenplanes, Grundlagen für eine Strukturierung, Bereitstellung eines Analyse- und Pflegetools, Analyse des Datenbestandes, Aufnahme und Weiterentwicklung der Arbeitsprozesse im Büro, Entwicklung und Implementierung des Aktenplanes, Prüfung der EDV-Ausstattung/ Anpassungsbedarfe.
Die Fortbildung richtet sich an die erweiterte Schulleitung, Mitarbeitende des Schulträgers und Schulverwaltungsangestellte.
Ist Ihr Seketariat für die Zukunft gerüstet?
Wir unterstützen Sie mit unserer langjährigen Erfahrung bei der Digitalisierung der Verwaltung und bringen ein Analysetool mit!
Ist Ihr Interesse geweckt? Sie haben Fragen?
Gerne schicken wir Ihnen weitere Informationen zu.
Kontaktieren Sie uns einfach
telefonisch (02305-9789137) oder per Email !
Ihr Ansprechpartner: Fred Nierhauve