Pädagogische Netze dienen der Bereitstellung und dem Austausch von Informationen und Materialien insbesondere für Lehrkräfte.
Häufig erfolgte der Start eines solchen Netzes ohne eine festgelegte Struktur. Lehrkräfte stellten Dokumente nach „ihrem" Ordnungssystem ein. So entstehen mit der Zeit parallel unterschiedliche Ordnungssysteme, identische Dokumente findet man an verschiedenen Orten, es gibt keine übergeordnete Systematik. Der Überblick geht verloren!

Ziele: Aufbau eines strukturierten Netzes, eindeutige Zuständigkeiten für die Datenpflege, gute Orientierung bei der Dokumentablage, zielgerichteter Zugriff auf das Systemwissen der Schule, z.B. für Projektanträge.
Inhalte: Vorteile eines Aktenplanes, Grundlagen für eine Strukturierung, Bereitstellung eines Analyse- und Pflegetools, Analyse des Datenbestandes, Entwicklung einer Grundstruktur für das pädagogische Netz (Aktenplan) und Implementierung, Zuständigkeiten für die Datenpflege.

Aktuell erfolgt der überwiegende Teil der schriftlichen Kommunikation mit der Schulverwaltung auf digitalem Weg. Vorteil: Digitale Dokumente erleichtern die Weiterleitung und Bearbeitung!
In der Praxis ergeben sich dabei häufig folgende Fragen: Wo werden die digitalen Dokumente oder Mails abgelegt? Was mache ich mit verpflichtend abzulegenden Papierdokumenten? Wie finde ich ein Dokument, z.B. bei Urlaub oder Krankheit von Mitarbeitenden? Wer hat Zugriff auf die Dokumente? Wer digitalisiert die eingehende Briefpost? Wie steht es um die Datensicherheit? …

Ziele: Klarheit bei der Ablage von Dokumenten und Zuständigkeiten für die Pflege, Entwicklung/ Anpassung des Aktenplans für das Verwaltungsnetz, zielgerichteter Zugriff für alle berechtigten Mitarbeitenden (im Vertretungsfall, bei besonderen Aufgaben, …).
Inhalte: Vorteile eines Aktenplanes, Grundlagen für eine Strukturierung, Bereitstellung eines Analyse- und Pflegetools, Analyse des Datenbestandes, Aufnahme und Weiterentwicklung der Arbeitsprozesse im Büro, Entwicklung und Implementierung des Aktenplanes, Prüfung der EDV-Ausstattung/ Anpassungsbedarfe.

FAQs bieten Mitarbeitenden einen schnellen und intuitiven Zugriff auf schulinternes Wissen sowie Dokumenten aus Verwaltung und pädagogischer Arbeit. Dazu gehören Alltagsfragen, didaktische Konzepte, Prozessbeschreibungen, Checklisten, Formulare wie auch Hinweise und Links zu relevanten schulischen Apps.
Der Zugriff auf die schuleigene FAQ-Datenbank kann über eine App oder - ganz neu - nur über einen Chatbot erfolgen.

Besonders im prozessorientierten Arbeiten erleichtern FAQs den Zugang zu elektronischen Akten aus unterschiedlichen Ordnungsbereichen. In ihrer Gesamtfunktion übernehmen sie damit wesentliche Aufgaben eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) für eine Schule.

Zudem entlasten FAQs die Leitungsebene deutlich, da wiederkehrende Fragen zentral beantwortet werden und nicht mehr individuell geklärt werden müssen.

Ziele: Aufbau eines nachhaltigen Mediums für Schulleitung und Mitarbeitende zum schnellen Abruf aktueller Informationen (Schwerpunkt: Organisations- und pädagogisches Wissen), Entlastung der Leitungskräfte, Unterstützung prozessorientierten Arbeitens, z.B. bei Querschnittsaufgaben, Verringerung der Anzahl umfangreicher Informations-Mails.
Inhalte: Erfassung typischer, immer wiederkehrender Fragestellungen an die (erweiterte) Schulleitung und Funktionsträger, optional Sammlung über das Kollegium, Aufbau einer strukturierten FAQ-Datenbank, Nutzung mittels erprobter Freeware und/oder einem Chatbot, Integration vorhandener Prozessbeschreibungen.

Auf Wunsch kann auf bis zu 250 erprobte, rechtssichere FAQs zurückgegriffen werden.

Verfügbare FAQ-Themenfelder

Beispiel-FAQ: Planung einer Schulfahrt

• Demo-FAQ (nur Nutzung bei Veranstaltungen)

Prozessbeschreibungen und Checklisten unterstützen Lehrkräfte bei der (rechtssicheren) Durchführung von Aufgaben, die nicht täglich zu erledigen sind (z.B. Planung und Durchführung einer Schulfahrt, Durchführung „Nachteilsausgleich“, Leistungsbewertung/ Zeugniskonferenz, Verhalten im Notfall, Aufnahme neuer Schüler*innen, …). Auch wenn viele Prozessschritte für erfahrene Lehrkräfte intuitiv klar sind, so ergeben sich häufig Schritte, die auf Grund schulrechtlicher oder schulinterner Vorgaben einzufügen sind.

Ziele: Hohe Handlungssicherheit durch Prozessbeschreibungen, Vermeidung schulrechtlicher Fehler, Erhöhung der Selbstständigkeit der Lehrkräfte, Erleichterung/ Unterstützung bei der Übertragung von besonderen Aufgaben auf Lehrkräfte im Fall der Vertretung oder Übernahme neuer Aufgaben.
Inhalte: Systematische Erfassung/ Erstellung von Prozessbeschreibungen für ausgewählte Aufgaben, Schaffung der Rahmenbedingungen für einen schnellen, intuitiven Zugriff durch die Mitarbeitenden, ggf. Rückgriff auf Vorlagen (Format: pdf, ggf. FAQ).

An einer Schule gibt es eine Vielzahl von Medien zur Information und Kommunikation.
Wer muss wann, wie und worüber informiert werden?
Welche Kräfte lassen sich durch eine optimale Nutzung und Verknüpfung der verschiedenen Informations- und Kommunikationsmedien freisetzen?

Ziele: Verbesserung des Informationsflusses, Klarheit auch zur Verbindlichkeit der Nutzung von Informations- und Kommunikationsmedien, Reduzierung der Anzahl von Mails.
Inhalte: Benennung der Zielgruppen, verwendete Apps und Verantwortlichkeiten, Ermittlung der Optimierungsmöglichkeiten, ggf. Umsetzungsplanung, Dokumentation der Kommunikationsregeln.